Die meisten Veranstaltungsorte sind an den Druck gewöhnt, der mit der Koordination mehrerer Veranstaltungen in kurzer Zeit einhergeht. Schließlich hängt ihr Geschäft davon ab, dass sie qualitativ hochwertigen Service bieten, und jede Veranstaltung ist eine Gelegenheit, ihre Fähigkeiten sowohl den Veranstaltungsplanern als auch den Teilnehmern zu präsentieren . Die kritischste Zeit kommt jedoch, bevor die Show überhaupt beginnt, wenn der Kunde den Bankettsaal betritt, um sich einzurichten. In diesem Moment wird der Ton für den Rest des Tages angegeben.
Dies ist eine Lektion, die ich als Veranstaltungskoordinator schnell gelernt habe, und ich habe später meine eigene Setup-Checkliste entwickelt, um die Kunden während der stressigen Aufbauphase zufrieden (und beschäftigt) zu halten.
Halten Sie Ihre Einkaufswagen bereit
Das erste, was Ihr Kunde tun möchte, ist, alle seine Veranstaltungsmaterialien aus seinem Fahrzeug auszupacken. Dies kann eine schwierige Aufgabe sein, insbesondere wenn die Parksituation schwer zu navigieren ist. Stellen Sie sich vor, jemand kommt mit einer Ladung schwerer Kisten in Ihren Veranstaltungsort – was ist das erste, wonach er suchen wird? Die Antwort ist natürlich ein Wagen oder irgendetwas anderes, das ihre Last erleichtert und die ominöse Aufgabe des Entladens erheblich erleichtert. Wagen zur Verfügung zu haben, wenn sie den Veranstaltungsort betreten, ist eine einfache Möglichkeit, ihnen das Gefühl zu geben, "erleichtert" zu sein, wenn sie einfach auftauchen.
Vorbereiten der Registrierungstabellen
Als nächstes auf der Liste der Dinge, die für die meisten Kunden zu tun sind, steht die Einrichtung der Registrierung. Dies bedeutet, dass Ihr Veranstaltungsort besser alle Registrierungskomponenten an Ort und Stelle hat, bevor sie eintreffen.
